Resmi Belgelerde “Sayı”

Kamuda belge süreçleri ve uygulamaları ile ilk karşılaşmamız şirketin kurulmasından 9 yıl öncesine dayanıyor.

Bahsettiğimiz yıllarda elektronik belge yönetim sistemleri çok az kişinin haberinin olduğu bir konuydu. Haberi olan veya bu tür sistemleri kurumlarda geliştirmeye veya uygulamaya çalışan kişiler de defterlerde yönettikleri süreçleri elektronik ortama taşımayı hedefliyorlardı.

Kamu kurumları içi geliştirilen yazılım çözümlerinin genel problemi, manuel ortamda işletilen süreçleri elektronik ortama aktarmaktır. Bu şekilde geliştirilen yazılım çözümleri, mevcutta var olan süreçlerin hata ve eksiklerini aynı şekilde elektronik ortama taşırlar. Bu konuyla ilgili çok fazla şey söylenebilir ancak yazımızın konusu belge sayıları olduğu için burada detaylardan bahsetmeyeceğiz.

Kurumlarda belgeler, bürolarda görevlendirilmiş kişiler tarafından defterlere kayıt edilerek takip ediliyordu. Kuruma bir belge geldiğinde ilgili kişi gelen evrak defterine bu belgenin tarihi, geliş tarihi ve konusu gibi bilgileri yazar, en son kayıt ettiği belgeye verdiği numarayı bir arttırarak yeni belgeye verirdi. İlgili belge kurum içinde farklı birimlere iletildiğinde aynı işlem iletilen birimde de yapılırdı. Hatta birimlerin verdiği numaralar belgenin üzerine kalemle işlenirdi.

Giden belgeler için de buna benzer bir yöntem izlenir, birimde oluşturulan yazılar için bir giden evrak defteri tutulurdu.

Her yeni belgenin sayısı bir öncekinin sayısının bir fazlası olacak şekilde bir kural işletilirdi. Her yıl başında eski defter kapatılır ve yeni bir defter açılırdı. Bu nedenle sayıların başında genelde 2014 gibi yıl ifadeleri de bulunurdu.

Elektronik ortamın olmadığı zamanları düşünürsek bu yöntem belki de uygulanabilecek en iyi yöntemdi. Ancak elektronik ortamın sağladığı kolaylıklar düşünüldüğünde izlenen yöntem oldukça hatalı ve eksikti.

Belgelere sayı vermenin temel amacı araçlara plaka vermek gibi, bir belgeyi tekil bir şekilde ifade eden bir bilgi oluşturmaktır. Ancak izlenen yöntemde 789 sayılı belge dediğimizde birden çok belge ifade edilmiş olur. Öncelikle bu sayının hangi yıla, daha sonra hangi birime, sonrasında da gelen mi giden mi belge olduğuna bakılması gerekir.

Bir diğer zorluk da sayıların sıralı gitmesidir. Bir diğer deyişle belgelere verilen sayı değerli kâğıt gibi işlem görmektedir. Bir sayı kullanılmadığında sorun olmaktadır. Bunun temel sebebi de sayıya karşılık bir belge bulunmadığında o belgeye ne olduğunun bilinmemesi ve yıl sonu geldiğinde defterdeki son sayının birimin kaç adet belgesi olduğunu gösteren bir sayı olarak kullanılmasıdır.

Kurumlarda EBYS projesi yaparken kurumlar aynı sürecin devam etmesini isterler. Her birim için farklı sayaçlar olsun, bu sayaçlar gelen ve giden yazılar için ayrı olsun, her yıl bu sayılar sıfırlansın. Bu sürecin doğru olmadığını, bu şekilde işlem yapmanın gereksiz olduğunu söylediğimizde hep tepkiyle karşılaştık.

Peki olması gereken nedir? Olması gereken kurumlarda belgelere sayı verilirken, aynı sayının birden çok belgeye verilmesinin önlenmesidir. Sayının içine anlam yükleyecek mekanizmalardan da uzak durmak gerekir. Örnek olarak sayının içine, belgenin hangi birime ait olduğu, gelen mi giden mi yazı olduğu gibi bilgileri eklememek gerekir.

Bu çözüme en iyi örnek vatandaşlık numaralarıdır. Üretilen bir numara bir kişiye atanır. Bu numara asla bir daha kullanılmaz. Bir kişini vatandaşlık numarasından nerede doğduğu, yaşı veya hangi ailenin üyesi olduğu gibi bilgilere erişemezsiniz. Vatandaşlık numarasından kişi sorguladığınızda çok hızlı bir şekilde sadece bir kişiyi bulursunuz.

Uzun yıllardır tavsiye ettiğimiz bu çözümü yüklenicisi olduğumuz e-Yazışma Projesinde gerçekleştirdik. Üstveri bileşeninde bulunulan BelgeId elemanı, belge için tekil bir GUID değerini barındırır. GUID değerinin evrensel olarak tekil olduğu varsayılır. Bir diğer değişle herhangi bir zamanda 9245fe4a-d402-451c-b9ed-9c1a04247482 BelgeId’li yazı arandığında, hangi kurumda üretildiği fark etmeksizin ilgili belgeye ulaşılabilir.

e-Yazışma paketi için oluşturduğumuz çözümde kullanılan tekil ifade insanlar tarafından okunması ve kullanılması zor bir değerdir. Burada kullanılma amacı bu değerlerin yazılımlar tarafından kullanılabilir olmasıdır. Belgeler için önerdiğimiz yöntem, sayma sayıların (1, 2, 3, 4, 5, ..., n, n+1, ...) kullanılması, sayıların sırayla gitme zorunluluğun olmaması, yılbaşlarında sayıların sıfırlanmamasıdır. Bu önerimizi tüm toplantılarda şimdiye kadar dile getirdik, yeni yönetmelik ve mevzuatta bu şekilde uygulanacağını düşünüyoruz.