e-Tebligat, UETS ve KEP Hakkında Bilmeniz Gerekenler

Dijital Tebligat, e-Tebligat, UETS ve KEP Hakkında Bilmeniz Gerekenler

Dijital dönüşüm, Türkiye’de de hızla yayılıyor ve kamu ile özel sektör arasında birçok süreç dijital ortama taşınıyor.

Tebligat süreçleri de bu dönüşümden nasibini almış ve kağıt çıktılar yerine dijital sistemler kullanılmaya başlanmıştır. Türkiye’de dijital tebligat için üç ana sistem bulunmaktadır: e-Tebligat, UETS (Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi) ve KEP (Kayıtlı Elektronik Posta). Bu sistemler, dijital belge yönetimi ve tebligat işlemleri için büyük önem taşır.

e-Tebligat Nedir?

e-Tebligat, klasik fiziki tebligatların elektronik ortamda yapılmasını ifade eder. Bu kavram bir sistem değil, bir yöntemdir. Yasal dayanağı 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve 7201 sayılı Tebligat Kanunu’dur. Bu yöntem, tebligat işlemlerini daha hızlı, güvenli ve maliyet açısından verimli hale getirir.

UETS (Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi) Nedir?

UETS, Türkiye’de resmi makamların (mahkemeler, icra daireleri, noterler, idareler vb.) elektronik ortamda yasal geçerli tebligat yapabilmesi için oluşturulmuş merkezi bir altyapıdır. Bu sistem, klasik tebligat süreçlerini dijitalleştirerek zaman kaybını, kargo masraflarını ve posta kaybı risklerini ortadan kaldırmıştır.

UETS’in kullanımı zorunlu olan gruplar arasında avukatlar, noterler, arabulucular, bilirkişiler, sermaye şirketleri, dernekler, vakıflar ve sendikalar yer alır. UETS’in en önemli özelliklerinden biri, gönderilen bir elektronik tebligatın alıcı tarafından okunmasa bile 5. günün sonunda tebliğ edilmiş sayılmasıdır. Ayrıca, PTT tarafından işletilen bu sistem güvenli bir altyapıya sahiptir.

KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) Nedir?

KEP, hukuken geçerli, zaman damgalı, değiştirilemez ve gerektiğinde mahkemelerde delil olarak kullanılabilen elektronik postaların gönderilmesini sağlayan bir sistemdir. Yasal dayanağı, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ve BTK KEP Yönetmeliği’dir. KEP, ticari yazışmalar, ihtarnameler, faturalarda ve resmi bildirimlerde kullanılır.

KEP’in temel özellikleri, gönderici ve alıcı kimliklerinin doğrulanması, gönderi içeriği ve gönderim zamanının kanıtlanabilmesi ve içeriklerin değiştirilemez olmasıdır. KEP, özel sağlayıcılar (TÜRKKEP, PTT KEP, TNB KEP gibi) tarafından sunulur ve yalnızca isteyen kişiler tarafından kullanılabilir.

UETS ve KEP Arasındaki Farklar

UETS, mahkemeler ve resmi kamu kurumlarının zorunlu tebligat altyapısı olarak kullanılırken, KEP, daha çok ticari yazışmalar ve delil niteliği taşıyan belgeler için kullanılır. UETS, PTT tarafından işletilen bir sistemken, KEP, özel şirketler tarafından sunulmaktadır. UETS tebligatları, alıcı tarafından okunmasa bile 5. günün sonunda tebliğ edilmiş sayılırken, KEP’te böyle bir durum söz konusu değildir. KEP mesajları, alıcı tarafından okunmadığı sürece tebliğ sayılmaz.

EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) Nedir?

EBYS, kurumların belge yönetimini dijital hale getiren bir sistemdir. UETS, KEP ve e-Tebligat gibi sistemlerle entegre çalışarak belgelerin hazırlanması, imzalanması, doğrulanması, gönderilmesi ve takibi gibi tüm işlemler tek bir panel üzerinden yapılabilir. Bu sayede fiziki arşivleme masrafları ortadan kalkar ve insan hataları minimize edilir.

SENEKA EBYS, bu süreci uçtan uca dijitalleştirir ve aynı zamanda UETS, KEP ve e-Tebligat sistemlerini entegre bir şekilde yönetir. Bu sayede kurumlar, belge süreçlerini dijital olarak yönetebilir, tebligatları güvenli ve verimli bir şekilde yapabilirler.

Başvuru Süreçleri

• UETS Başvurusu: Tüzel kişiler için başvuru, PTT merkezlerine yapılır. Gerçek kişiler ise e-Devlet üzerinden online başvuru yapabilir. Başvuru için gerekli belgeler arasında ticaret sicil gazetesinin fotokopisi, yetki belgesi ve imza sirküleri yer alır.
• KEP Başvurusu: Gerçek kişiler, KEP sağlayıcı ofislerine başvurarak hesap açtırabilir. Şirketler, yetki belgeleriyle birlikte başvururlar. Başvuru işlemleri çevrimiçi olarak da yapılabilir.
• e-Tebligat Başvurusu: Vergi mükellefleri, GİB e-Tebligat sistemine kayıt olmalıdır. Bu başvuru, e-Devlet üzerinden veya İnteraktif Vergi Dairesi üzerinden yapılabilir.

Hangi Durumda Hangi Sistemi Kullanmalısınız?

• UETS: Mahkeme kararı, icra tebligatı ve resmi idari işlemler için kullanılır.
• KEP: Ticari yazışmalar, ihtarname gönderimleri ve delil niteliğinde yazışmalar için kullanılır.
• e-Tebligat: Vergi dairesi bildirimleri, SGK tebligatları gibi kamu idaresi bildirimlerinde kullanılır.

Sık Sorulan Sorular

• UETS Zorunlu mu?: Evet, belirli gruplar için zorunludur.
• KEP Zorunlu mu?: Hayır, isteğe bağlıdır ancak ticari yazışmalar için yaygın şekilde kullanılır.
• UETS ve KEP Farkları: UETS, kamu ve resmi işlemler için, KEP ise ticari yazışmalar ve delil üretimi için kullanılır.
• SENEKA EBYS Ne İşe Yarar?: Elektronik belge yönetim sistemleri, kurumların tüm belge süreçlerini dijital ortamda takip etmelerini sağlar. UETS, KEP ve e-Tebligat gibi sistemler ile entegre çalışarak, dijital tebligat ve belge yönetim süreçlerini tek bir platformda toplayarak verimlilik sağlar.