e-Yazışma Projesi Nedir?

e-Yazışma Projesi nedir biraz daha detaylı anlatmak konuya açıklık getirmek için daha faydalı olacaktır.

Öncelikle e-Yazışma projesinden önce durum neydi ve e-Yazışma projesine neden ihtiyaç duyuldu ondan bahsetmek gereklidir.

Türkiye’de kurumların birçok e-devlet sistemleri ve belgeleri elektronik ortamda oluşturup e-imza ile imzaladıkları sistemler mevcuttu.

Kurumlarda belgeler elektronik ortamda oluşturuluyor ve e-imza ile imzalanıyor ancak diğer kurumlara ya çıktı alınarak kâğıt ortamında gönderiliyor ya da elektronik ortamda e-posta olarak gönderiliyordu.

Belgelerin kâğıt olarak kargo, posta yoluyla gönderilmesinin ne kadar verimsiz olduğu çok aşikâr olduğu için bu konunun detaylarına girmeye çok gerek bulunmamaktadır.

Belgelerin iki kurum arasında (e-Yazışma projesinden önce) elektronik ortamda gönderilmesinde bulunan sorunları ise aşağıda sıralayabiliriz.

1. Belgeler farklı belge yönetim sistemleri tarafından oluşturulduğu için belgelerin formatları farklılık göstermekteydi. Pdf (Pdf’in de birçok farklı sürümü bulunmaktadır), Word veya diğer formatlar kullanılmaktaydı.
2. Belgelerin eklerinin bulunması durumunda bu ekler düzensiz ve kuralı bulunmayan bir şekilde üst yazı (esas belge) ile bir pakete koyulup gönderilmekteydi. Zip, Rar, 7zip gibi formatlar ile paketler oluşturulmaktaydı.
3. Belgenin ekleri ile tek bir e-imza ile imzalanması mümkün olmamakta, bu da ileride üst yazı ile eklerinin birbirinden koparılması veya ilişkilerinin saklı tutulamamasına neden olmaktaydı.
4. Belgeye e-imza atan kişinin e-imzası (e-imza sertifikası) içerisinde belgeye imza atan kişinin kurum bilgisi, kurumdaki görev bilgisi (unvan) bulunmamaktaydı. Bir devlet personeli iki farklı kurumda veya şirkette veya aynı kurum/şirket içerisinde farklı iki göreve sahip olduğunda her iki farklı kurum/görev adına attığı imzaların farklılığı bulunamamaktaydı.
5. Belgeler elektronik ortamda şifreleme ile güvenli hale getirilememekteydi.
6. Belgeyi alan kurum, belgenin standart bir formatta olmaması nedeniyle aldığı belgeyi yazılım sistemleri ile otomatik olarak anlamlandırması mümkün değildi. Alınan belgenin ilgili kurumu ilgilendirip ilgilendirmediği, belgenin hangi birime sevk edileceği bilinememekteydi. Ayrıca belgenin kim tarafından (hangi görevde bulunan hangi unvanlı devlet memuru) imzalandığı da elektronik ortamda otomatik olarak işlenememekteydi. Ayrıca belgenin üst verisi (meta veri), konu, tarih, kimden, gizlilik seviyesi, ivedilik seviyesi ve belgenin içerisinde bulunan bilgi de (ne belgesi, kimle ilişkili olduğu) yazılımlar tarafından işlenememekteydi.
7. Kurumlar tarafından oluşturulan elektronik belgeler bir ülkenin kurumsal hafızasını oluşturur. Ancak bu kadar farklı formatta oluşturulan belgelerin mevcut durumda ve ileride yazılımlar (yapay zekâ ve karar destek sistemleri gibi) tarafından otomatik olarak işlenerek anlamlı bilgi oluşturulması mümkün değildi.
8. Farklı formattaki belgelerin farzı misal 100 yıl sonra açılıp okunamaması durumu söz konusu olabilmekteydi. Çünkü 100 yıl sonra belgeyi oluşturmakta kullanılan teknoloji/format 100 yıl sonra özel lisanslı bir yazılım olabileceği gibi ilgili yazılım 100 yıl sonra hiç bulunmayabilir.

e-Yazışma projesi ile Türkiye’nin resmî belge dili oluşturulmuş ve yukarıda bahsedilen tüm sorunlara çözüm oluşturulmuş. Yukarıdaki sorunlara ne şekilde çözüm oluşturulduğunu aşağıda sıralayabiliri.

1. Tüm resmî belgeler tek bir formatta oluşturulur. Bu format e-Yazışma paketidir. Paket şeması aşağıda verilmiştir.
2. Belgenin üst yazı, üst veri (meta veri) gibi tüm veriler tek bir paket içine koyulur. Bu paket uluslararası açık standart bir formattır. Her kurum bu paketi herhangi bir yazılıma bağımlı kalmadan, lisans ve teknoloji bağımlılığı olmadan oluşturabilir veya açabilir.
3. Belgenin ekleri de paket içerisine konulur ve tüm paket tek bir e-imza ile imzalanır.
4. Belgeye imza atan kişinin bulunduğu kurum, unvan ve görev bilgisi paket içerisine eklenir. Ayrıca kuruma özel olarak oluşturulmuş mühür sertifikası ile paket mühürlenir. Bu da paketin hangi kuruma ait olduğunu resmi ve elektronik bir delil ile belirler.
5. e-Yazışma paketleri iletilirken, iletim mekanizması içerisinde veri hırsızlığını engellemek için istenirse paket alıca kuruma ait açık anahtar (“public key”) ile şifrelenir. Alıcı kurumlar gönderen kendi özel anahtar (“private key”) ile bu paketi açabilirler.
6. e-Yazışma paketi standartları belirli olduğu ve bu paketleri oluşturup açmak için geliştirilmiş olan .Net ve Java SDK’ları açık kaynak olarak paylaşıldığı için, tüm kurumlar aldığı paketleri kendi yazılımları ile otomatik olarak analiz ederek gerekirse geri gönderebilir veya kurum belge sistemine kaydederek ilgili birime yönlendirebilir. Bir de belgeye ait tüm üst veri paket içerisinde bulunduğu için ileride ilgili yazıyı bulma ve kurum arşivinde belgeyi anlamlandırma işlemlerini yazılımlarla otomatik olarak yapabilir.
7. Yine aynı şekilde devlet arşivlerine aktarına tek bir standarttaki paketler, karar destek, analiz yazılımları ve yapay zekâ ile kolaylıkla işlenerek devletin kurumsal hafızası oluşturulabilir.
8. Paketin tüm yapısı uluslararası açık standartlara uygun olarak geliştirildiği için, yüzlerce yıl sonra bile herhangi bir yazılım, teknoloji ve firma bağımlılığı olmadan bu paketler açılıp işlenebilirler.

e-Yazışma Projesin yüklenici firması olan Seneka, konudaki uzmanlık ve tecrübesiyle sizlerin bu konudaki ihtiyaçlarına rahatlıkla çözüm üretebilir.